Ideon AB migrerade till G-Suite och Office 365

Bakgrundsbeskrivning

Ideon Science Park i Lund grundades den 9 juni 1983 och har sedan dess växt kraftigt under de 35 år som gått. Från början har Ideon alltid haft sin egen interna IT drift men för något år sedan blev Ideon IT sålt till ett externt bolag och tillsammans med molntjänsternas intåg var det inte längre naturligt att bara använda den interna resursen. Ideon AB ville i större grad använda sig av molntjänster istället för den tradionella IT levarantören och har därför genom de senaste åren tagit i bruk molntjänster framförallt genom att använda konsumentversionen av Google Drive och där delat filer med varandra.

Problem

Genom åren har en IT miljö växt fram nästan av sig själv, där datorer, lagring, säkerhet och administration inte hängde ihop. Allt var så att säga var för sig vilket gjorde situationen svårarbetad och oöverskådlig. Vem hade tillgång till dokumenten? Är vi skyddade ifall data förstörs? Vem hanterar skyddet på datorerna? Ideon kände att det var dags att strama upp och få bättre kontroll på plattformen.

Lösning

Swoscom levererade en lösning baserat på filosofin att allt skall kunna skötas och och styras från en och samma plattform. Kärnan i lösningen är Office 365 där datorer och användarna hanteras. OneDrive i Office 365 stängdes av och dokumentlagringen migrerades från de personliga G-Drives till Google G-Suite eftersom man föredrog den plattformen för hanteringen av filer men ändå ville kunna använda ett lokalt Office paket. Dokumenten delades upp i personliga, internt delade och externt delade och placerades i Google Drive respektive Team Drives där hanteringen kunde hållas separared och säker. Med Google Drive File Stream ges synkroniserad access til filerna som nås direkt inifrån Officepaketet på både Windows- och Appledatorer. Användarnas datorer skyddas mot skadlig kod men hjälp av en centralt hanterad antivirus och websäkertslösning från Webroot och som sista del i säkerhetsbygget säkerhetskopieras all data med Swoscoms lösningar för backup av molntjänster.

Swoscom är spindeln i nätet som håller koll på att lösningen håller ihop, hanterar incidenter och ger support på alla delar. 

Resultat

Ideon har fått en företagsanpassad molnlösning som ger ett bättre dokumentflöde och sammanhängande plattform där varje del samverkar integrerat med varandra. Genom att ta hand om såväl dokumentstruktur, hantering av molntjänster, säkerhet och dataskydd ser vi till att Ideon AB kan verka enhetligt och säkert både inom och utom den egna organisationen med full spårbarhet. Genom vår rådgivning, tekniska kunnande och tjänsten CloudSync öppnar vi upp för fortsatt digitalisering och integrering med andra aktörer vartefter som verksamheten utvidgas och fler samarbeten skapas.