Skugg IT orsakar problem i verksamheten

Många företag har en policy för hur företagets data ska hanteras och lagras. Det kan vara på interna servrar eller på en molntjänst och ibland en kombination av dem. Men det händer att behoven inte matchas av den interna policyn.

Ett problem är till exempel när man som anställd hittar verktyg som kan vara till nytta för att effektivisera arbetet och man ber IT eller ansvariga att köpa in verktyget. Då är det inte ovanligt att du som svar får att i dagsläget är inte detta av högsta prioritet och du får därför vänta till det finns tid/resurser. Det kan dröja flera månader eller till och med år innan en ny funktion kan införas.

I dessa fall händer det att användarna kringgår IT avdelningen och själva införskaffar existerande molnbaserad lösning till sig själv för att lösa situationen. Det kan verka som en smart lösning just då, men då har användaren blivit ansvarig för hanteringen av datan i denna tjänst. Vart datan befinner sig, hur den kommunicerar med resten av verksamheten, via vilka kanaler den delas och replikeringen av den för att inte nämna skyddet av den. De flesta är inte medvetna om att detta innebär ett stort ansvar. Men detta är nackdelen av att det är så lätt att starta abonnemang på molntjänster. Så hur kan vi bli bättre på att möta våra kollegors behov av IT stöd?