Så här undviker du att företagets mailutskick fastnar i skräppostfiltret. Del 4

Undvik alla former av bilagor

Kort sagt, undvik bilagor i e-posten om du kan. Det är så mycket skadlig kod i omlopp som sprids via bilagor och att dela kopior på dokument via e-post är inte speciellt effektivt sätt att arbeta längre. Bilagor bidrar bara till att det skapas massa kopior av data som samlas på hög i mottagarnas mailboxar. Använd istället moderna samarbetsverktyg som olika molndiskar (OneDrive, G-Drive, DropBox, Box mfl) där dokument kan nås via länkar i stället. Behöver du skicka en orderbekräftelse, biljett eller annat så lägg den på ett ställe där användaren kan öppna den via en länk. Mottagaren kan sedan själv välja om de vill ladda ner en kopia.

Spamfilter gillar verkligen inte bilagor, dels är det tungt att analysera innehållet efter skadlig kod och dels ställer många in blockeringar för att stoppa vissa filtyper. Vanligt är att man blockerar alla Microsoft Officedokument eftersom de kan innehålla makron. Man blockerar även filer av okänd typ, filer som går att exekvera, filer som är krypterade och filer som är lösenordskyddade.

Dokument som fakturor och orderbekräftelser i PDF format och dylikt kan dock vara ganska säkert att skicka men även dessa fastar gång efter annan i spamfilter av den anledningen att innehållet i e-postmeddelandet i övrigt är för dåligt sammansatt. Det är inte ovanligt att den enda text som står i meddelandet är ”Din faktura ligger bifogad” eller så är det helt tomt. Det är förkastligt att skicka e-post som inte innehåller någon text och en bilaga. För att mottagaren skall kunna ta del av innehållet är de då tvungna att öppna bilagan och vem vill att vi skall öppna bilagor? Just det, de som skickar skräp. Så gör inte som dem.

Det bästa jag sett när det gäller PDF bilagor är att man i själva meddelandet upprepar innehållet i PDF filen om det är en kort text som en faktura, biljett eller orderbekräftelse. Då får mottagaren direkt reda på innehållet och PDF filen tjänar som ett korrekt formaterat dokument som kan skrivas ut eller arkiveras av mottagaren.

Så det bästa är alltså att helt sonika sluta att skicka bilagor. Det näst bästa är att lägga ut en förklarande text till vad bilagan innehåller.

Upprätthåll ditt goda rykte

Det sista rådet för att ta sig igenom filtren är att upprätthålla ett gott rykte. Idag använder spamfilter ett flertal olika system som just bedömer ditt rykte som e-postare. Det fungerar så att mängder med e-postservrar och spamfilter frivilligt rapporterar till dessa system vilken typ av e-post som kommer in, ett sk fingeravtryck på meddelandet, vilken server som skickat det och ibland även hur mottagaren hanterar det. Till exempel öppnar, raderar utan att öppna, besvarar eller blockerar e-postmeddelandet.

Genom insamlingen får systemen också en överblick på vilka servrar som i verkligheten (jmf med SPF tex) skickar e-post för vilka domäner och hur mycket e-post som skickas från respektive domän per tidsintervall. Idag har i princip alla skräppostfilter denna koppling så insamlingen av data är enorm. Några av de stora spelarna är Barracudacentral, Cyren, Sparkpost, TalosIntelligence.

Med hjälp av denna information kan skräppostfiltren skaffa sig en uppfattning i realtid om när anomalier inträffar. Om en domän helt plötsligt börjar skicka massor av e-post som avvisas hos andra mottagare reagerar ryktesfiltret direkt och sänker förtroendet för domänen och de servrar som ansvarar för utskicket. För det mesta gör en plötslig ökning av e-postvolymen bara att en varning utfärdas och om det är samma fingeravtryck som rapporteras ofta eller om volymökningen är väldigt kraftig kan det även leda till en blockering. Men det är alltid skräppostfiltret som mottagaren använder som beslutar vad som skall hända med e-posten till följd av informationen. Målet är dock att alltid ligga på ett bra rykte.

Ett praktiskt tips för att ha ett bra rykte är att först och främst se till att du bara skickar e-postmeddelande till de som uttryckligen vill ha dem och i andra hand väl riktat mottagare som borde uppleva innehållet som relevant. Observera att det är förbjudet enligt svensk lag att skicka reklammeddelande riktat till privatpersoner som inte gett sitt tillstånd. Detta gäller oavsett om personen använder en företagsadress, det är innehållet som avgör om det är riktat till privatpersoner eller företag.

Överväg att använda en annan e-postdomän för dina utskick än företagets domän för affärsmail och en annan e-postserver än den som hanterar affärsmailen för dina utskick om det är stora utskick. Risken är annars att all e-post från företaget drabbas av dåligt rykte och hamnar i mottagarnas skräppostfilter.

Skicka utskick i mindre kvantiteter åt gången för att undvika att e-postflödet plötsligt sticker i väg och systemen reagerar. Om du använder en tredjepartsleverantör för dina utskick och de använder en speciell domän för utskicken på det sätt jag skriver om i avsnitt två är risken dock mindre. Men det är aldrig bra att kasta ut tusentals mail på en gång. Det ser bara inte bra ut.

Del 1, Börja från grunden
Del 2, Autentisera alltid e-posten
Del 3, Tänk på avsändare och innehållet
Del 4, Undvik bilagor och tänk på ryktet
Sammanfattning