Så här undviker du att företagets mailutskick fastnar i skräppostfiltret. Del 3

I del 1 och del 2 har vi bara beskrivit de åtgärder du behöver göra på teknisk nivå men det tar dig bara igenom första nivån av kontroller i spamfiltret. Det utförs även en mängd kontroller på innehållet i själva meddelandet och här är några saker man bör tänka på att för att det skall minimera risken att fastna.

Ange alltid korrekta avsändare.

I del 1 slog vi fast att en e-postadress alltid skall vara kopplad till en mailbox, är den inte det är avsändaren ogiltig, Det går alltså inte att nå den som skickat meddelandet och därmed bör meddelandet inte tas emot.Vissa skräppostfilter, gör en test om avsändaradressen finns, genom att ansluta till avsändarens mailserver och försöka leverera ett meddelande. Avvisar servern försöket pga okänd mottagaradress stoppar skräppostfiltret meddelandet,

Normalt sett anges den som författar ett brev som avsändaradress både på ”kuvertet” och i själva i e-postmeddelandet när du skickar från ett e-postprogram. Om du däremot skickar e-post från tredjepartssystem eller utvecklar själv skall du tänka på att alltid använda en avsändaradress på kuvertet (alltså i kommunikationen) som kan ta emot felmeddelande ifall meddelandet inte skulle gå att leverera. Dels kan man dra nytta av detta för att ta bort ogiltiga adresser från utskicket och dels kan man felsöka andra orsaker till att meddelandet inte kunde levereras. Om du inte ser till att ta bort felaktiga mottagaradresser riskerar du att få ett dåligt rykte av de mottagande servrarna och du får svårt att få igenom din e-post även hos andra. Mer om rykte längre fram.

Det är rekommenderat att inte använda den egna domänen som avsändare på kuvertet om du använder tredjepartsverktyg. Om du gör det så se till att du tagit med leverantörens servrar i dina SPF poster och se helst till att de kan signera din utgående epost med DKIM.

Om du skickar mail från no-reply eller svarainte eller på annat sätt indikerar att brevet skickas från en obevakad brevlåda, ange en reply-to i alla fall. Det finns inget så irriterande för mottagaren att få ett brev som man inte får svara på utan måste leta upp uppgifterna själv. Det händer ofta att användare helt sonika aktiverar e-postprogrammets spamfilter och blockerar avsändaren när e-post irriterar dem och då har du tappat kontakten med mottagaren. Så var juste, se alltid att användaren kan svara.

Formatera e-posten rätt

Ett e-postmeddelande innehåller oftast två delar, en i rå text för de som inte kan läsa HTML formaterad e-post och en del som innehåller den HTML formaterade delen. Om man skickar e-post med HTML formatering, dvs meddelande som ser ut mer som hemsidor med olika typsnitt och stilar samt bilder osv, skall man alltid se till att textdelen finns.

Textdelen bör följa RFC 5322 och HTML delen gällande HTML standarder. Om du skriver e-post i e-postprogram sker detta automatiskt, men om du använder tredjepartslösningar som undersökningsföretag, maillistedistributörer eller utvecklar egna system som skickar e-post är det viktigt att kontrollera att man följer detta.

Varje meddelande skall även ha ett giltigt Message-ID (enligt RFC 5322). Vanliga e-postprogram hanterar detta automatiskt men precis som i fallet med textformateringen är det viktigt att kontrollera detta om man använder tredjepartstjänster eller utvecklar själv.

Se till att alla länkar i meddelandet leder till den webbplats man kan förvänta sig. Ett av de vanligaste misstagen är att man lägger in en signatur som man kopierat från någon annan och bara redigerar webbadressen till sin egen genom att redigera länktexten. Det som händer då att det bara är texten som visas som ändras medan länken fortfarande leder till den webbplats som originalsignaturen pekade på. Högerklicka på länken och välj redigera hyperlänk eller motsvarande i stället.

Undvik att lägga in bilder i meddelandet som leder till andra domäner än den som mailet skickas från. Många vill av god vilja lägga en länk till Cancerfonden eller något annan välgörenhetsorganisation. Problemet med detta är det inte är uppenbart var länken går och uppfattas som ett försök att dölja länkens riktiga destination från läsaren. Lägg därför alltid externa länkar väl synliga och länka inte bilder.

Se till att rubriken på meddelandet är talande och rättvisande mot innehållet i brevet. Försök alltså inte att få mottagaren att öppna brevet på felaktiga grunder. Det kommer bara orsaka irritation och blockering av användare.

Adresslistor

Om du baserar utskick på en adresslista, se till att du inkluderar en länk där mottagaren kan avregistrera sig från ditt utskick utan att behöva lämna en förklaring. Tänk också på att inte sätta igång nyhetsbrev baserat på listor dit användarna själv inte anmält sig. Det är ok att skicka enstaka e-postmeddelanden på sådana listor men inte en prenumeration. Det är ett sätt som bara skapar irritation hos mottagaren oavsett hur intressant ditt utskick är.

Del 1, Börja från grunden
Del 2, Autentisera alltid e-posten
Del 3, Tänk på avsändare och innehållet
Del 4, Undvik bilagor och tänk på ryktet
Sammanfattning